Inventario e magazzino del bar senza sprechi: FIFO, scorte minime e controllo dei cali

Un bar può avere prezzi corretti e un pour cost perfetto sulla carta, e perdere comunque soldi ogni mese. Il motivo, spesso, è nel magazzino: bottiglie che scadono, prodotti ordinati in eccesso, drink versati "a occhio" o non registrati in cassa. Ecco come organizzare magazzino e inventario per tenere sotto controllo i costi.

1. Organizzare il magazzino

• Un posto per ogni prodotto: scaffali divisi per categoria (distillati, liquori, vini, birre, bibite, sciroppi, deperibili) ed etichette con il nome e la scorta minima.
• Ordine uguale a quello dell'inventario: se il foglio di conteggio segue la disposizione degli scaffali, l'inventario si fa in metà tempo e con meno errori.
• Temperatura e luce: vini, birre, vermouth aperti e prodotti freschi vanno conservati al fresco e lontano dalla luce.
• Accesso controllato: il magazzino non è un luogo di passaggio. Meglio poche persone responsabili e ogni prelievo registrato.

2. Il metodo FIFO

FIFO significa First In, First Out: il primo prodotto entrato è il primo a uscire. In pratica, quando arriva la merce nuova, si mette dietro quella già presente, così si usano sempre per prime le bottiglie più vecchie.

Per i prodotti deperibili (succhi, latte, panna, frutta, purea, sciroppi fatti in casa) si applica la variante FEFO, First Expired, First Out: esce per primo ciò che scade per primo. Ogni preparazione fatta in casa deve avere un'etichetta con data di produzione e di scadenza.

3. Scorte minime e punto di riordino

Ordinare "quando manca" porta a due errori opposti: rimanere senza un prodotto nel pieno del servizio, oppure riempire il magazzino di bottiglie che restano ferme per mesi, cioè soldi immobilizzati. La soluzione è fissare per ogni prodotto un punto di riordino:

Punto di riordino = consumo medio giornaliero × giorni di consegna + scorta di sicurezza

Esempio: il gin della casa ha un consumo medio di mezza bottiglia al giorno, il fornitore consegna in 3 giorni e si vuole una scorta di sicurezza di 2 bottiglie. Il punto di riordino è 0,5 × 3 + 2 = 3,5, quindi 4 bottiglie: quando in magazzino ne restano 4, si ordina.

Allo stesso modo conviene fissare una scorta massima, per non acquistare più di quanto si consuma tra un ordine e l'altro.

4. Come fare l'inventario

• Frequenza: un conteggio settimanale dei distillati e dei prodotti più costosi, un inventario completo ogni mese.
• Sempre nello stesso momento: per esempio a fine servizio o prima dell'apertura, così i dati sono confrontabili.
• Bottiglie aperte: si misurano in decimi di bottiglia oppure, meglio, si pesano con una bilancia e si converte il peso in millilitri. È il metodo più preciso.
• In due persone: una conta, l'altra scrive. Si riducono gli errori e aumenta il controllo.
• In valore, non solo in quantità: ogni giacenza va moltiplicata per il costo d'acquisto, per sapere quanti euro sono fermi in magazzino.

5. Il controllo dei cali: bottiglie usate e drink venduti

È il passaggio più importante, e il più trascurato. Si confrontano due numeri:

• Consumo reale = giacenza iniziale + acquisti – giacenza finale
• Consumo teorico = drink venduti (dai dati di cassa) × dose della ricetta

La differenza tra i due è il calo.

Esempio sul gin in una settimana:

• Giacenza iniziale 8.400 ml, acquisti 4.200 ml (6 bottiglie da 70 cl), giacenza finale 6.000 ml: consumo reale 6.600 ml.
• Dalla cassa risultano 120 gin tonic da 50 ml e 10 Negroni da 30 ml di gin: consumo teorico 6.300 ml.
• Calo: 300 ml, pari al 4,5% del consumo reale. Quasi mezza bottiglia sparita in una settimana, oltre venti bottiglie in un anno.

Una piccola differenza è fisiologica (gocce, assaggi, rotture), ma va tenuta bassa e sotto osservazione. Quando il calo cresce, le cause più comuni sono:

• dosi versate senza jigger;
• drink offerti o consumati dallo staff e non registrati;
• drink serviti ma non battuti in cassa;
• rotture e prodotti scaduti non annotati;
• errori di carico della merce o di conteggio.

6. Gli strumenti

Per iniziare basta un foglio di calcolo con l'elenco dei prodotti, il costo, la scorta minima e le giacenze settimanali. I gestionali collegati alla cassa calcolano in automatico il consumo teorico e segnalano i cali. Quello che conta è la costanza: un inventario fatto ogni tanto non serve a nulla.

Inventario, pour cost e menu

L'inventario chiude il cerchio della gestione dei costi: il pour cost dice quanto dovrebbe costare un drink, l'inventario dice quanto costa davvero, e il menu engineering aiuta a decidere quali drink tenere in carta.

Gestione del magazzino, food e beverage cost, labor cost e menu engineering sono al centro del Master Bar Management di F.I.B. Academy Sardegna, in partenza il 30 novembre a Cagliari: restano gli ultimi posti. Per informazioni ci contatti al +39 388 1037862 (anche WhatsApp) oppure scriva a info@fibsardegna.com.